Gestione studio ed archiviazione documentale

Organizzare lo studio professionale: L’archiviazione documentale

Archiviazione documentale  sostitutiva o operativa?

Più del 70% delle informazioni aziendali sono non strutturate e disponibili su supporti o in formati diversi. Ogni anno circa l’8% dei documenti cartacei viene smarrito e circa il 15% viene classificato in modo scorretto.
Fonte: Gartner Group

Ritieni che la normativa sia troppo complessa per affrontare la problematica?

I vantaggi sono molteplici ed è fondamentale per attuare una politica di archiviazione che il software di gestione dell’archiviazione dei documenti sia integrato con il gestionale di studio o con  il gestionale aziendale, infatti solo in questo modo c’e’ la garanzia che i documenti prodotti o acquisiti ( immaginiamo l’acquisizione dell’immagine di una fattura di acquisto contestualmente alla sua registrazione ) siano contestualmente archiviati senza demandare ad un altro software l’archiviazione successiva con la possibilità di errori , dimenticanze, disallineamenti  ecc..

Se non vuoi iniziare con l’archiviazione sostitutiva è possibile gestire il processo di archiviazione documentale con una procedura che chiamiamo “archiviazione operativa” , i documenti saranno sempre e velocemente disponibili al terminale senza la necessità di accedere ad un archivio cartaceo con un risparmio in termini di tempo e di costi inoltre essendo in formato elettronico potranno essere messi a disposizione con facilità a clienti , fornitori ecc.. Quando il tuo sistema di archiviazione operativa sarà a regime e ne avrai potuto apprezzare i vantaggi potrai valutare se passare all’archiviazione sostitutiva per diventare veramente  “paperless”

La nostra soluzione per la gestione studio e l’archiviazione documentale

Integrazione con i prodotti applicativi

·         tutti i documenti emessi dalle applicazioni SISTEMI possono essere archiviati automaticamente nella Gestione Documentale;

·         la consultazione dei documenti archiviati può avvenire, oltre che dalla Gestione Documentale, direttamente dalle applicazioni;

·         l’inserimento di documenti esterni può avvenire direttamente da file oppure mediante acquisizione da scanner;

·         per ogni documento può essere archiviata la versione originale, quella firmata digitalmente e i vari allegati.

Interrogazione dei documenti archiviati

·         quando un documento viene archiviato la procedura ne memorizza automaticamente le informazioni più rilevanti, sulla base delle quali è possibile operare filtri, ricerche, raggruppamenti;

·         il motore di ricerca interno consente di compiere interrogazioni articolate e complesse. Le impostazioni di ricerca possono venire salvate per essere utilizzate successivamente;
la navigazione dei documenti archiviati è semplificata dall’uso delle viste, strumenti di classificazione e raggruppamento dei documenti gestiti che consentono di realizzare una navigazione su un albero strutturato secondo la logica della procedura Explorer di Windows;

·         la gestione delle versioni consente di avere in linea, dove necessario, tutte le modifiche operate sul documento in un arco di tempo definito;

·         la gestione di correlazioni logiche tra documenti consente di navigare da un documento a quelli ad esso logicamente connessi (esempio: dal modello F24 è possibile accedere alle relative ricevute di presentazione e di pagamento).

Sicurezza dei dati

·         la funzione di Cronologia consente di tracciare tutte le attività eseguite per un documento (visualizzazione, modifica, eliminazione, stampa, ecc.), memorizzando quale azione è stata fatta, quando e da chi;

·         la consultazione dei documenti archiviati avviene esclusivamente tramite la procedura, mentre è inibita la possibilità di accedere ai documenti attraverso funzioni di sistema. Il sistema di Profilazione degli operatori consente di definire ruoli e mansioni, stabilendo con precisione chi può fare che cosa.

Distribuzione dei documenti

Tramite la pianificazione della distribuzione dei documenti i documenti archiviati possono essere spediti in posta elettronica ai clienti o resi disponibili sul sito web dello studio non appena prodotti ed archiviati