Comunicazione adempimenti Conservazione Digitale
Conservazione sostitutiva: come impostare la gestione
Nella presente segnalazione vogliamo ricapitolare alcuni elementi utili per l’impostazione della Conservazione Digitale in “house” presso uno Studio Professionale o Azienda.
In particolare affronteremo tre argomenti:
- Affidamento dell’incarico per la Conservazione Digitale e nomina del Responsabile della Conservazione Digitale;
- Manuale della conservazione;
- Termini di conservazione;
Con quanto segue anticipiamo elementi utili a gestire questi aspetti anche prima, con attività extra sistema.
1) Affidamento dell’incarico per la Conservazione Digitale e nomina del Responsabile della Conservazione Digitale
La norma non prevede alcun vincolo particolare relativo alle modalità di nomina del Responsabile della Conservazione Digitale. Per tale motivo basterà una lettera d’incarico o un atto di nomina che dovrà essere controfirmato per accettazione dal soggetto interessato.
Esso può anche essere rappresentato da una integrazione del mandato professionale di affidamento della gestione della contabilità.
2) Manuale della Conservazione
L’articolo 8 del DPCM 12/03/2014 prevede che “Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.”
Il comma 2 fornisce una elencazione degli elementi da fornire.
Il Manuale della conservazione:
- può essere redatto in un unico esemplare per tutto lo studio (ipotesi consigliata), oppure in una copia per ciascun cliente;
- deve essere redatto come documento informatico, quindi firmato digitalmente dal solo Responsabile della conservazione;
- esso resta valido fino a che non intervengono variazioni negli elementi in esso citati;
- deve essere messo a disposizione in accompagnamento all’eventuale esibizione di documenti conservati.
3) Termini di conservazione
La tabella che segue riepiloga i termini entro i quali eseguire la Conservazione Digitale dei vari documenti:
| COSA | TERMINE DI CONSERVAZIONE | ESEMPIO |
| Dichiarativi
(UPF; USC, ecc.) |
Il soggetto tenuto alla presentazione telematica deve provvedere alla Conservazione Digitale dei documenti formati in un certo periodo di imposta, entro 3 mesi dai termini di presentazione telematica della DF relativa a tale periodo | DF 2015, relativa all’anno 2014, (elaborate nel 2015 per conto dei clienti)
Conservazione entro 31/12/2016, poiché la dichiarazione dell’intermediario deve essere presentata entro il 30/9/2016. |
| Flussi Telematici | ||
| Libri Contabili gestiti per c/aziende clienti | Entro 3 mesi dai termini di presentazione della DF cui fanno riferimento | Libro giornale 2014
Entro 31/12/2015 |
| Bilancio | Bilancio 2014
Entro 31/12/2015 |
|
| Fatture elettroniche e non | Fatture che entrano nel Bilancio 2014
Entro 31/12/2015 |
|
| Libro Unico del Lavoro | Entro la fine del mese successivo | LUL 09/2015
Entro 31/10/2015 |
Con i prossimi aggiornamenti la gestione documentale di Profis includerà le funzioni specifiche per la gestione dei punti 1 e 2
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