Adempimenti conservazione sostitutiva

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Adempimenti conservazione sostitutiva

Comunicazione adempimenti Conservazione Digitale

Conservazione sostitutiva: come impostare la gestione

Nella presente segnalazione vogliamo ricapitolare alcuni elementi utili per l’impostazione della Conservazione Digitale in “house” presso uno Studio Professionale o Azienda.

In particolare affronteremo tre argomenti:

  • Affidamento dell’incarico per la Conservazione Digitale e nomina del Responsabile della Conservazione Digitale;
  • Manuale della conservazione;
  • Termini di conservazione;

Con quanto segue anticipiamo elementi utili a gestire questi aspetti anche prima, con attività extra sistema.

1)      Affidamento dell’incarico per la Conservazione Digitale e nomina del Responsabile della Conservazione Digitale 

La norma non prevede alcun vincolo particolare relativo alle modalità di nomina del Responsabile della Conservazione Digitale. Per tale motivo basterà una lettera d’incarico o un atto di nomina che dovrà essere controfirmato per accettazione dal soggetto interessato.

Esso può anche essere rappresentato da una integrazione del mandato professionale di affidamento della gestione della contabilità.

2)      Manuale della Conservazione

L’articolo 8 del DPCM 12/03/2014 prevede che “Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.”

Il comma 2 fornisce una elencazione degli elementi da fornire.

Il Manuale della conservazione:

  • può essere redatto in un unico esemplare per tutto lo studio (ipotesi consigliata), oppure in una copia per ciascun cliente;
  • deve essere redatto come documento informatico, quindi firmato digitalmente dal solo Responsabile della conservazione;
  • esso resta valido fino a che non intervengono variazioni negli elementi in esso citati;
  • deve essere messo a disposizione in accompagnamento all’eventuale esibizione di documenti conservati.

3)      Termini di conservazione

La tabella che segue riepiloga i termini entro i quali eseguire la Conservazione Digitale dei vari documenti:

COSA TERMINE DI CONSERVAZIONE ESEMPIO
Dichiarativi

(UPF; USC, ecc.)

Il soggetto tenuto alla presentazione telematica deve provvedere alla Conservazione Digitale dei documenti formati in un certo periodo di imposta, entro 3 mesi dai termini di presentazione telematica della DF relativa a tale periodo DF 2015, relativa all’anno 2014, (elaborate nel 2015 per conto dei clienti)

Conservazione entro 31/12/2016, poiché la dichiarazione dell’intermediario deve essere presentata entro il 30/9/2016.

Flussi Telematici
Libri Contabili gestiti per c/aziende clienti Entro 3 mesi dai termini di presentazione della DF cui fanno riferimento Libro giornale 2014

Entro 31/12/2015

Bilancio Bilancio 2014

Entro 31/12/2015

Fatture elettroniche e non Fatture che entrano nel Bilancio 2014

Entro 31/12/2015

Libro Unico del Lavoro Entro la fine del mese successivo LUL 09/2015

Entro 31/10/2015

Con i prossimi aggiornamenti la gestione documentale di Profis includerà le funzioni specifiche per la gestione dei punti 1 e 2

 

By | 2015-10-22T18:40:32+00:00 settembre 30th, 2015|Aziende, Professionisti, Profis|0 Comments

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