Organizzazione dello studio – lavorare per processi

Prendiamo spunto dalle norme UNI EN ISO 9004:2000 «Sistemi di gestione per la qualità – Linee guida per il miglioramento delle prestazioni»

  •  Coinvolgimento del Personale
  •  Organizzazione dell’azienda per processi
  •  Disponibilità di un sistema informatico adatto alla gestione per processi ed al controllo di gestione
  •  Decisioni basate su dati di fatto
  •  ……

Quindi l’organizzazione dello studio volta a migliorare le prestazioni non può prescindere dall’ organizzazione del lavoro per processi, messo in atto questo tipo di organizzazione gli altri punti verranno di conseguenza.

Partiamo dal coinvolgimento del personale, sicuramente è il punto fondamentale , tutto il personale deve essere coinvolto a vari livelli nel progetto di riorganizzazione. La prima fase consiste nell’analizzare i processi e deve essere fatta osservando ciascun componente del proprio team , in questa fase devono essere descritte le attività necessarie per portare a termine un compito assegnato . Una volta descritti i vari processi si passa alla fase di analisi per capire se c’e’ la possibilità di ottimizzarli e se persone diverse per lo stesso compito scelgono strade diverse,  a questo punto si individua la più efficiente e la si standardizza per tutti.

Se si porta a termine questo compito siamo giunti quasi alla fine ,il personale è coinvolto e tutto il team avrà a disposizione un “manuale” nel quale trovare sempre come affrontare e risolvere un problema , il manuale  però deve restare vivo ed essere sempre aggiornato in base alle novità normative, informatiche ecc… Se un processo ha delle criticità si deve cambiare il piano delle attività per tutti , se qualcuno lo ignora anche se migliora individualmente non porta alcun beneficio al gruppo.

In Pratica come dovrà essere fatto questo manuale dei processi ?

In studio la maggior parte dei processi ha come input uno o più documenti e come output sempre uno o più documenti anche telematici, il processo consiste nell’ individuare le attività da svolgere e gli strumenti da utilizzare per arrivare all’ output il tutto documentato nel miglior modo possibile.

Prendiamo ad esempio il ciclo mensile o trimestrale dell’iva

Processo di gestione IVA

 

Nel manuale si dovranno esplicitare le varie casistiche di registrazione e le relative impostazioni del software gestionale al fine di divulgare la conoscenza a tutti i collaboratori .

Quest’organizzazione ci mette anche al riparo dal turnover del personale, la sostituzione di una persona che conosce da anni il cliente resta sempre un trauma ma se il sostituto si trova in un ambiente organizzato con procedure documentate riuscirà ad essere produttivo in tempi minori rispetto all’inserimento in una struttura dove all’inizio dovrà dipendere totalmente dai colleghi danneggiando anche la loro produttività.

A questo punto manca solo una componente, un sistema informatico adatto alla gestione dei processi ed al controllo di gestione . Con Studio di Sistemi è possibile definire per ogni servizio offerto dallo studio un piano di attività documentato con la possibilità di avanzare manualmente o automaticamente le attività per poter controllare in ogni momento lo stato di avanzamento dei lavori (processi) in studio .
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