La Conservazione sostitutiva delle fattura alla P.A.

archiviazione_documentiLa conservazione sostitutiva delle fatture P.A.

Come indicato nella norma, c’è l’obbligo di conservazione digitale delle fatture elettroniche.

Le fatture PA, sono corredate delle ricevute di presa in carico e accettazione del Sistema di Interscambio (SDI), che è il sistema di Sogei che accentra le fatture elettroniche e le instrada verso le PA.

Queste ricevute sono documenti informatici a valore legale e vanno conservate insieme alla fattura.

Oltre a queste, nei casi in cui il colloquio con lo SDI avvenga a mezzo PEC, potrebbero esserci anche le ricevute del sistema di PEC da conservare insieme alla fattura.

La normativa

DMEF 17 Giugno 2014 conservazione dei documenti con rilevanza tributaria

pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale Serie Generale n. 146 del 26-6-2014 il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014 il quale, in attuazione all’articolo 21, comma 5, del D.Lgs n. 82/2005 c.d CAD, definisce le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, abrogando il DMEF 23 gennaio 2004.

Il novellato D.M. in vigore dal 27 giugno 2014  ha il fine di armonizzare le disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria sulla conservazione con le regole tecniche vigenti (DPCM 3 Dicembre 2013) di attuazione del CAD in materia di sistema di conservazione, ma soprattutto ha il merito di introdurre semplificazioni importanti ai processi di dematerializzazione della documentazione fiscale.

Tra le novità, le modifiche e le semplificazioni, di seguito, vengono commentate solo le principali.

Si elimina l’obbligo di conservazione quindicinale delle fatture e si allinea tale termine a quello dei libri e registri. Il processo di conservazione dei documenti con valenza fiscale, quindi, è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del  decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni  dalla legge 4 agosto 1994, n. 489, quindi entro tre mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.

• L’adempimento della comunicazione dell’impronta dell’archivio dei documenti con rilevanza tributaria da inviare all’Agenzia delle Entrate è eliminato. Il contribuente comunicherà che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di  riferimento.

• Ai sensi dell’art. 6 del novellato Decreto, il pagamento dell’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente  rilevanti (relativa alle fatture, agli atti, ai  documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l’anno) avviene mediante versamento nei modi di cui all’art. 17 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241, con modalità esclusivamente telematica ed in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

• Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi (ad esempio una marca temporale) sul  pacchetto di archiviazione (PdA) . Da considerare che la sottoscrizione elettronica sul pacchetto di archiviazione (PdA) da parte del Responsabile della Conservazione è già prevista dalle regole tecniche (DPCM 3 Dicembre 2013) ai sensi dell’art. 71 del CAD, pertanto non viene citata nel Decreto in oggetto ma è necessario eseguirla nel processo come già disposto dal DMEF 24 gennaio 2004.

• L’art. 4 prevede che “ai fini tributari il procedimento di generazione delle copie  informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di  documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell’art. 22, comma  3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e termina con  l’apposizione della firma elettronica qualificata, della firma  digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali”.

• E’ stata eliminata la disposizione che escludeva i documenti del settore doganale dalle regole del novellato DM, rimanendo tuttavia in attesa di provvedimenti del direttore dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli sulle specifiche della modalità per l’assolvimento.

In conclusione, pertanto, viene abrogata una norma che dal 1 gennaio 2013  era diventata contraria al diritto comunitario in quanto il punto 8) della direttiva comunitaria 2010/45/UE obbligava ciascun Stato membro a rivedere gli obblighi IVA relativi alla fatturazione elettronica per eliminare gli oneri e le barriere esistenti che ostacolano il ricorso a tale tipo di fatturazione ed inoltre sanciva il principio di parità tra fattura elettronica e cartacea che in Italia non era effettivo per via del vincolo di conservazione dei quindici giorni e della comunicazione dell’impronta.

La nostra soluzione

Profis è in grado di portare a termine tutto il processo della fatturazione P.A fino alla creazione del volume per l’archiviazione sostitutiva marcato temporalmente, tale volume una volta prodotto va poi conservato per 10 anni.

Per delegare la responsabilità della conservazione ad un soggetto terzo organizzato informaticamente per archiviare e garantire la disponibilità dei documenti per i 10 anni successivi abbiamo formalizzato un’accordo con una società produttrice di software per l’archiviazione documentale in cloud che tramite un semplice upload della fattura firmata e delle ricevute effettua tutto il processo di archiviazione sostitutiva.

Tale software può essere utilizzato da tutti indipendentemente dal gestionale che ha prodotto la fattura elettronica e può esesre utilizzato anche per la conservazione ti tutti i documenti per i quali può essere fatta l’archiviazione sostitutiva ( libri giornale , registri iva ecc.. )

Per informazioni contattate i nostri uffici

 

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