Gestione studio – come gestire in modo efficiente le pratiche

La gestione delle pratiche in uno studio professionale , quali sono gli elementi chiave per avere un processo efficiente ?

Uno degli obiettivi della gestione studio deve essere l’organizzazione per processi , vediamo come realizzarla.

Prendiamo spunto dalle norme UNI EN ISO 9004:2000 «Sistemi di gestione per la qualità – Linee guida per il miglioramento delle prestazioni»

  • Coinvolgimento del Personale
  • Organizzazione dell’azienda per processi
  • Disponibilità di un sistema informatico adatto alla gestione per processi ed al controllo di gestione
  • Decisioni basate su dati di fatto
  • …..

Una pratica non è altro che un processo e come tale può essere organizzato , per renderlo più efficiente dobbiamo quindi: coinvolgere il personale , organizzarci per processi e disporre di un sistema informatico adatto alla gestione per processi.

Per quanto riguarda il primo punto cioè il coinvolgimento del personale possiamo sempre farci aiutare dal software per cui quando apriamo una pratica tutto il personale coinvolto nel processo deve essere informato sulle attività da svolgere . Organizzare lo studio per processi invece è più complesso ma porta sicuramente ad un aumento dell’efficienza ed a risultati “ripetibili”.

Semplificando,per questo tipo di organizzazione dobbiamo definire per ogni servizio reso al cliente il relativo processo cioè in pratica dobbiamo:

  • Definire un responsabile
  • definire se ci sono e quali sono i documenti in input
  • definire ed assegnare le attività da svolgere
  • definire quali sono i documenti in output

A questo punto il software ci deve consentire di:

  • avanzare e consuntivare le attività ,
  • controllare lo stato di avanzamento della pratica ,
  • archiviare i documenti necessari al completamento della stessa.

Nel video vediamo come può essere realizzata quest’organizzazione del lavoro tramite il modulo STUDIO di Profis

 

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