Comunicare immediatamente all’interno del team

La posta elettronica è intasata da messaggi interni?

Spesso e volentieri utilizziamo la posta elettronica per comunicazioni brevi, per chiedere qualcosa ad un collaboratore oppure per comunicazioni che potremmo anche catalogare come “ludiche”.

Oltre ad intasare la posta elettronica dobbiamo aspettare che il destinatario legga il messaggio e ci risponda con i relativi ritardi dovuti alla frequenza di lettura ad esempio da un dispositivo mobile.

Come ovviare a questo problema?

In prima persona avevo la necessità di inviare suggerimenti o richiedere informazioni in tempo reale ad esempio durante una telefonata oppure, inviare e ricevere informazioni quando sono fuori ufficio senza utilizzare il telefono ed attendere poi l’informazione richiesta in posta elettronica o con un altro sistema. La prima soluzione provata è stata Skype.

Skype è gratuito, consente l’invio di messaggi istantanei tra i terminali ed esiste l’app per i vari device mobili, questa soluzione però presentava alcuni problemi. L’app sui dispositivi mobili “consuma” molto in termini di batteria e banda, molte volte va in crash e le notifiche non sono puntuali o addirittura non arrivano, senza contare l’apertura al mondo esterno per cui potevano essere saltati i centralini per raggiungere direttamente le persone.

Dopo qualche ricerca su internet la mia scelta è caduta su Slack www.slack.com , quest’applicazione consente di scambiare messaggi immediati sui terminali dell’ufficio, la suddivisione del team su più canali per la gestione di progetti ed è disponibile in ambiente Windows , Mac , Android e IOs. I messaggi di Slack possono contenere file o link e vengono visualizzati direttamente come anteprima. Completano le funzionalità una serie di app integrate tra cui segnalo Dropbox, Google drive e  Google calendar , quest’ultima consente di generare avvisi slack all’inserimento di un’attività su un calendario oppure di ottenere il riepilogo delle attività di una giornata ad una certa ora e molto altro.

Slack è gratuita con un numero di membri del team limitati e consente di avere una messaggistica privata non accessibile a terzi “indesiderati” , i messaggi sfruttano i server di slack e non una logica peer to peer con grandi benefici per l’efficienza del sistema .

Oltre all’invio di messaggi slack ha un vero e proprio set di comandi che consentono di impostare svariate opzioni, il demone slackbot può essere programmato per ricordarci qualcosa, alla data e ora stabilita riceveremo il messaggio sui nostri device.

Slack facilita e rende immediato lo scambio di idee in un team o tra team  di qualunque dimensione , l’interfaccia utente è chiara e semplice sia per un utilizzo molto “basico” che avanzato .

Cosa aspettate a provarlo?

Fabrizio Canevari
C2Web S.r.l.

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